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公文收发管理系统
更新:2019-03-12 17:00:30      点击:0

一、项目背景

       河北省工业和信息化厅与各地市工信管理部门、各地市工信管理部门之间,文件传输大多通过纸质或邮件方式传送,这种传统方式存在传送效率低,安全性差,且无法跟踪文件的传送状态及结果的缺点,因此省工信厅需要开发地市收发文系统,该系统需与厅内OA发文流程形成的文件对接,实现收发文电子化和统一管理。

二、项目组成

       1.电子印章

       电子印章在盖章环节设定保护文档参数后可以保证公文不被篡改。收发文系统可以将客户自行购买的电子印章集成开发到收发文系统中。

       2.数字证书公文加解密

       计划采用河北CA对称加密方式对收发文系统公文提供可选择的加密。使用该方式需要安装特定版本包括加解密功能和文件管理功能的数字证书助手。

       需特别注意的是用户的数字证书(CA KEY)丢失或损坏时,不能以申请补办的形式获取新的数字证书,必须申请密钥恢复,因为补办证书后用户的公钥和私钥会发生改变,导致收发文系统内先前的加密公文无法查看。

       3.工信厅发文

       工信厅发文包含OA电子文件发文、新建文件发文两种情况。

       1)OA电子文件发文:OA系统发文流程需要发地市工信管理部门的文件,在发文流转文印排版完成后可以进行发文标记操作,标记的公文即可在地市收发文系统中“待盖章公文”中查看到,进行盖章操作、选择是否加密后,文件发送给承办人,承办人将公文发送给指定的地市工信管理部门收文员,同时可选短信通知接收人。

       2)新建发文:承办人将盖章的文件扫描后,选择是否加密后,发送指定的地市工信管理部门收文员,同时可选是否进行短信通知。

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       4.工信厅收文

       工信厅收文员收到地市工信管理部门电子公文后,收文员角色权限用户可以同时看到所有接收公文,可以将公文派发到收文流程起草人,或者打印接收公文,第一次打开公文会自动短信通知公文发送人进行反馈。

       收文流程起草人接收到公文后,在起草收文流程时,可以选择加载接收的派发公文进行收文流转。

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       5.地市工信管理部门发文

       地市工信管理部门发文是由发文角色权限用户将盖章纸质扫描文件作为发文选择是否加密后发送给指定接收方(工信厅、其他地市工信管理部门),同时可选是否短信通知接收人。

       发文角色权限用户也可新建电子公文并发送给盖章人员进行盖章,盖章后由发文人员将电子公文选择是否加密后传送给指定接收方(工信厅、其他地市工信管理部门),同时可选短信通知接收人。

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       6.地市工信管理部门收文

       收文人员收到电子公文后,每个地市工信管理部门第一个打开公文时,短信反馈发文人员;收文员可以查看、打印公文(红章),并做归档处理,归档后收文归类到“已归档收文”中。






 

 

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